Kolpingfamilie Zwiesel
Geschäftsordnung für den Vorstand (Leitungsteam)

A. Präambel
Diese Geschäftsordnung gilt nur für den Vorstand nach § 9 Ziffer 2 Alternative 2 (Leitungsmodel) der Satzung und regelt dessen interne Arbeitsweise und ergänzend funktionelle Zuständigkeiten.
B. Verfahrensfragen
§ 1 Erlass, Änderung, Aufhebung und Bekanntmachung dieser Geschäftsordnung
(1) Der Vorstand ist berechtigt, diese Geschäftsordnung jederzeit zu ändern oder aufzuheben. Eine Beteiligung anderer Organe ist nicht vorgesehen.
(2) Für die Beschlussfassung ist die einfache Mehrheit aller satzungsgemäß berufenen und im Amt befindlichen Vorstandsmitglieder nach § 11 der Satzung erforderlich.
(3) Zu ihrer Wirksamkeit muss die Geschäftsordnung allen Vorstandsmitgliedern zuvor schriftlich bekannt gegeben werden, bei Mitteilung der Tagesordnungspunkte für die anstehende Beschlussfassung zur Sitzung.
C. Interne Aufgaben- und Zuständigkeitsverteilung
§ 2 Grundsatz
Es gilt der Grundsatz der Gesamtgeschäftsführung, d. h., alle Vorstandsmitglieder wirken gemeinsam an allen Geschäftsführungsmaßnahmen durch ihre Beratungen und Beschlussfassung mit.
§ 3 Interne Aufgaben- und Zuständigkeitsverteilung
Unbeschadet des Grundsatzes in § 1 beschließt der Vorstand intern folgende Aufgaben- und Zuständigkeitsverteilung:
In der Mitgliederversammlung vom 08. November 2014 wurden folgende Zuständigkeiten festgelegt:
Herr Helmut Baumann (Mitglied Leitungsteam) übernimmt die Geschäftsführung des Vereins.
Der Geschäftsführer des Vereins führt Protokoll bei den Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen. Er sorgt für die Verteilung der Ergebnisprotokolle an den Vorstand bzw. die Mitglieder.
Im Einzelnen übernimmt der Geschäftsführer folgende Aufgaben:
1. schriftliche Einladung zu den Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen per Fax oder E-Mail
2. Einladungsschreiben zu Festveranstaltungen
3. Protokollführung bei Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen
4. Schreiben der Beiträge für die örtliche und überörtliche Presse
5. Zusammenarbeit mit dem Chronist der Kolpingfamilie Zwiesel
Herr Udo Weiderer (Mitglied Leitungsteam) übernimmt die Kassenführung des Vereins.
Der Kassier verwaltet die Kasse des Vereins und führt ordnungsgemäß Buch über alle Einnahmen und Ausgaben. Er ist in allen finanziellen Belangen (Steuererklärung, Lohnsteuer, Buchführung, Finanzverwaltung) allein verantwortlich. Die Überwachung des Vorstandes erfolgt im normalen Geschäftsbetrieb durch die vierteljährlichen schriftlichen Berichte des Kassiers über die Entwicklung der Einnahmen und Ausgaben des Vereins im Vorstand.
Mit Ablauf des Geschäftsjahres schließt er die Bücher ab und legt sie den Kassenprüfern etwa vier Wochen vor Beginn der Mitgliederversammlung zur Prüfung vor. Der Mitgliederversammlung erstattet er einen detaillierten Kassenbericht. Des Weiteren ist er Ansprechpartner/Kontaktperson bei Einschaltung von steuerlichen Beratern (für die Vereinsbuchhaltung, den Jahresabschluss etc.)

Im Einzelnen übernimmt der Kassier folgende Aufgaben:
1. Führung und regelmäßige Überwachung der getätigten Bankgeschäfte
2. Meldungen bei angeschlossener Verbandszugehörigkeit zum Mitgliederbestand/zur Festsetzung der Verbandsbeiträge
3. Durchführung des Beitragseinzugs (SEPA-Verfahren)
4. Kontrolle ausstehender Beiträge und Durchführung des Mahnwesens
5. Überwachung und Prüfung von Meldungen/Beitragsleistungen gegenüber weiteren Behörden/Institutionen
6. Meldungen bei angeschlossener Verbandszugehörigkeit zum Mitgliederbestand/zur Festsetzung der Verbandsbeiträge
7. Überwachung und Begleichung der von den Vereinsorganen beschlossenen Ausgaben insbesondere des Jahresbudgets
8. Mitwirkung bei der Erstellung des Rechenschaftsberichts
9. Erschließung von Fördermöglichkeiten
10. Vorbereitung und Realisierung von Zuschüssen, Überwachung der Antragstellung, der Mittelverwendung bei erhaltenen Zuschüssen
11. Erstattung von vorgelegten Spesenabrechnungen/Aufwandsentschädigungen
12. Entgegennahme aller Zahlungen (Spenden) für den Verein gegen alleinige Quittung.
13. Abrechnung aller Vereinsveranstaltungen
14. Vorbereitung, Sicherstellung des Zahlungsverkehrs einschließlich Abrechnung etc. bei Durchführung von eigenen Vereinsveranstaltungen (z. B. Bewirtungen), Abrechnung mit Lieferanten, Aushilfskräften etc.
15. Abrechnung mit der GEMA
16. Führen der Übersicht "Versicherungen"
17. Meldung und Zahlung von Beiträgen an Berufsgenossenschaft
18. Führen der Mitgliederstatistik
19. Überwachung der Mitgliederverwaltung
20. Mitwirkung bei Vertragsverhandlungen mit Werbepartnern/Sponsoren, Überwachung der vertraglichen Vereinbarungen einschließlich der finanziellen Leistungen
Herr Johann Haidn (Mitglied Leitungsteam) übernimmt folgende Aufgaben:
1. Führen der Geburtstagsliste.
2. Unterstützung bei Kontaktaufnahme mit anderen Kolpingfamilien und Diözesanverband
3. Unterstützung bei allen Veranstaltungen der Kolpingfamilie Zwiesel
4. Unterstützung bei allen Veranstaltungen der Pfarrei Zwiesel
Die Verpflichtung jedes einzelnen Vorstandsmitglieds, den Gesamtvorstand regelmäßig oder bei Dringlichkeit unverzüglich über besondere Geschäftsvorgänge/Entwicklungen im übergeordneten Vereinsinteresse zu informieren, bleibt hiervon unberührt.
§ 4 Gesamtverantwortung
Unbeschadet der internen Aufgabenverteilung nach § 2 ist der Vorstand insgesamt für alle Entscheidungen verantwortlich.
D. Vertretung der Vorstandsmitglieder im Verhinderungsfall
§ 5 Vertretung nach § 26 BGB
(1) Gem. § 9 Ziffer 4 der Satzung vertritt der Sprecher des Leitungsteams den Verein allein. Der stellvertretende Sprecher des Leitungsteams und das 3. Mitglied des Leitungsteams vertreten den Verein nur bei Verhinderung des Sprechers.
(2) Der Vorstand beschließt, dass der stellvertretende Sprecher des Leitungsteams und das 3. Mitglied des Leitungsteams nur dann von ihrem Vertretungsrecht Gebrauch machen dürfen, wenn:
- dies mit dem Sprecher des Leitungsteams ausdrücklich vereinbart ist;
- der stellvertretende Sprecher verhindert ist (z. B. Abwesenheit, Urlaub, Krankheit);
- ein Fall des § 181 BGB (Interessenkollision) vorliegt und der Sprecher des Leitungsteams durch die Vertretungshandlung für den Verein persönlich betroffen ist.
§ 6 Geschäftsplanmäßige Vertretung
(1) Unabhängig von § 26 BGB kann es vorkommen, dass ein Vorstandsmitglied die internen Aufgaben der Geschäftsführung (vgl. oben) aufgrund von Abwesenheit, Krankheit etc. nicht wahrnehmen kann.
(2) Für diesen Fall gilt folgende Vertretungsregelung:
- der Sprecher des Leitungsteams wird vertreten durch den stellvertretenden Sprecher des Leitungsteams
- der stellvertretende Sprecher des Leitungsteams durch das 3. Mitglied des Leitungsteams
(3) Der Vertretungsfall ist der Geschäftsstelle unter Angabe des Zeitraums bekannt zu geben, unabhängig vom Bedarf einer internen vorherigen Abstimmung auf Vorstandsebene. Dies jedoch mit der erklärten Zielsetzung einer für die Geschäftstätigkeit notwendigen Handlungsfähigkeit bei der Vorstandsarbeit.
E. Vorstandssitzungen
§ 7 Einberufung
(1) Vorstandssitzungen sollen mindestens viermal im Jahr stattfinden.
(2) Die Sitzungen werden durch den Sprecher des Leitungsteams oder im Verhinderungsfall von dessen Stellvertreter unter Angabe der Tagesordnung schriftlich oder in sonst geeigneter Form einberufen.
(3) Eine Vorstandssitzung hat auch stattzufinden, wenn es für den Verein dringend erforderlich ist oder es ein Mitglied des Leitungsteams oder der Präses der Kolpingfamilie Zwiesel gemeinsam gegenüber dem Sprecher des Leitungsteams verlangen.
§ 8 Ladungsfrist
(1) Die Ladungsfrist soll mindestens 10 Tage betragen.
(2) In dringenden Fällen kann auf die Ladungsfrist verzichtet werden.
§ 9 Tagesordnung
(1) Die Tagesordnung wird vom Sprecher des Leitungsteams, auch nach den Vorschlägen der anderen Vorstandsmitglieder aufgestellt.
(2) Die Tagesordnung muss unabhängig von Absatz (1) alle Anträge enthalten, die dem Sprecher des Leitungsteams vorgelegt werden.
(3) Die Tagesordnungspunkte sind Anhaltspunkte und können bei Bedarf und mit Zustimmung der Anwesenden verändert/ergänzt werden.
§ 10 Ablauf der Sitzungen
Die Sitzungen werden vom Sprecher des Leitungsteams geleitet. Im übrigen gelten die o. a. Vertretungsregelungen.
§ 11 Öffentlichkeit
(1) Die Vorstandssitzungen sind nicht öffentlich.
(2) Bei Bedarf können zu einzelnen Tagesordnungspunkten weitere Personen geladen/die Teilnahme insgesamt oder zu einzelnen Tagesordnungspunkten gestattet werden.
(3) Die Sitzungen, deren Verlauf, die Ergebnisse der Diskussionen und die Ergebnisse sind vertraulich und dürfen von den Vorstandsmitgliedern ohne ausdrückliche Zustimmung im Vorstand nicht gegenüber Dritten verwendet werden.
§ 12 Befangenheit
(1) An Beratungen und Entscheidungen über Beschlussgegenstände, an denen ein Vorstandsmitglied oder ein Angehöriger von diesem direkt oder mittelbar betroffen ist, dürfen diese nicht teilnehmen. Die Betroffenen haben dies dem Sprecher des Leitungsteams unaufgefordert vor Beginn mitzuteilen. Dies ist im Protokoll zu vermerken.
(2) Im Zweifel entscheidet der Sprecher des Leitungsteams über Befangenheits- und Teilnahmeberechtigungen.
§ 13 Beschlussfassung
1. Alle Vorstandsmitglieder haben einen Sitz und Stimme, das Stimmrecht ist personenbezogen, eine Stimmrechtsübertragung ist ausgeschlossen.
2. Die Stimmabgabe erfolgt stets per Handzeichen oder, soweit ausdrücklich einstimmig von den Anwesenden so beschlossen, im Einzelfall in geheimer Abstimmung.
3. Der Vorstand entscheidet stets mit der Mehrheit der satzungsgemäß festgelegten Anzahl der Vorstandsmitglieder. Stimmenthaltungen zählen danach in Abweichung von §§ 32 Abs.1, 28 Abs. 1 BGB als Neinstimmen.
§ 14 Protokoll
(1) Über den Verlauf und die wesentlichen Ergebnisse der Sitzungen ist ein schriftliches Ergebnisprotokoll zu fertigen.
(2) Das Protokoll ist vom Sprecher des Leitungsteams oder dem Sitzungsleiter im Verhinderungsfall und vom Protokollführer zu unterzeichnen und aufzubewahren.
(3) Jedes Vorstandsmitglied hat Anspruch auf Erteilung einer Protokollabschrift der Sitzung, das vertraulich zu behandeln ist und nicht an Dritte weitergegeben werden darf.
(4) Bei fehlender Einstimmigkeit und auf ausdrücklichen Antrag sind bei aus Vereinssicht relevanten Beschlussvorgängen/Grundsatzbeschlüssen ein gegenteiliges Votum als Mindermeinung zum Abstimmungsergebnis eines einzelnen teilnehmenden und überstimmten Vorstandsmitglieds sofort vom Protokollführer mit zu protokollieren.
F. Zusammenarbeit mit anderen Organen und Ausschüssen
§ 15 Ausschüsse/Projektgruppen
(1) Der Vorstand kann zur Aufgabenerledigung besondere Ausschüsse berufen.
(2) Die Berufung erfolgt nach Bedarf und ist nicht an Inhalte und Aufgabenstellungen gebunden. Der Vorstand entscheidet insoweit nach freiem Ermessen.
(3) Die Ausschüsse dienen der Beratung und Meinungsbildung für den Vorstand und bereiten Entscheidungen vor. Sie können für den Vorstand Beschlussvorlagen vorbereiten und einbringen.
G. Auslegung
Soweit eine Bestimmung dieser Ordnung unwirksam sein sollte, wird dadurch die Ordnung im Übrigen nicht berührt. Stattdessen ist eine unwirksame Bestimmung im Vereinsinteresse so auszulegen, dass dadurch der angestrebte Zweck möglichst erreicht werden soll.
H. Inkrafttreten
Diese Geschäftsordnung tritt mit Wirkung vom 12. November 2014 in Kraft.


Helmut Baumann Johann Haidn Udo Weiderer

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